Tipps für das Personalmanagement: Wie integriert man neue Mitarbeiter

Tipps Für Alle Neuen Mitabeiter

Wie Sie vielleicht wissen, besitzen die Eigentümer von Jyga Technologies eine eigene Farm mit 2200 Sauen im kanadischen Quebec. Und, wie in vielen anderen Ländern auch, ist es immer eine große Herausforderung, gute Mitarbeiter zu finden und im Betrieb zu halten.

Aus diesem Grund hat sich die Familie Lefebvre dazu entschieden auch Arbeiter aus anderen Regionen der Welt anzustellen, so dass es immer genügend Mitarbeiter gibt, um alle anfallenden Arbeiten und Aufgaben auf der Farm zu erledigen.

Obwohl die meisten Ihrer Mitarbeiter aus Mittelamerika kommen, funktionieren die in Kanada etablierten Abläufe für die Integration neuer Arbeitskräfte auch als Leitfaden für die Eingliederung von Mitarbeitern aus anderen Ländern. Die unten beschriebenen Maßnahmen haben dazu beitragen, Mitarbeiter langfristig im Betrieb zu halten und ihnen ein positives Gefühl für ihre Arbeit auf unserer ALDO Farm zu vermitteln.

Lesen Sie hier, welche Maßnahmen vom Lefebvre Betriebsleiterteam auf der ALDO Farm eingeführt wurden, um heimische und ausländische Mitarbeiter anzuziehen und im Betrieb zu halten.

1. Lassen Sie neue Mitarbeiter (einheimische/ausländische) von engagiertem Personal betreuen

Es ist überaus wichtig, dass jemand für die Begrüßung neuer Mitarbeiter auf dem Betrieb verantwortlich ist. Diese Person könnte als Betreuer bezeichnet werden! Wir möchten, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen. Der Betreuer ist immer dabei, wenn neue Mitarbeiter ankommen und stellt sie allen anderen vor.

Wir müssen aber natürlich auch darauf achten, dass sich die vorhandenen Mitarbeiter weiterhin ihren Aufgaben gewachsen fühlen und nicht von der Integration neuer Mitarbeiter überfordert werden. Sie könnten sich zum Beispiel von der Einstellung neuer Mitarbeiter zu ihrem Team gestresst fühlen, weil das gerade am Anfang die eigene Arbeitsbelastung erhöhen kann. Deshalb ist es überaus wichtig, jemanden zu haben, der für die neuen Mitarbeiter verantwortlich ist.

Basierend auf unsere eigenen Erfahrungen, sollte der Betreuer verschiedene Kriterien erfüllen:

• Er/Sie sollte die Sprache, sowohl der einheimischen wie auch der ausländischen Arbeiter, sprechen.
• Er/Sie sollte Erfahrung mit der Arbeit auf dem Betrieb haben.
• Er/Sie sollte Fragen beantworten und mit dem Team diskutieren können.

Der Betreuer sollte außerdem dafür sorgen, dass die neuen Mitarbeiter selbstständig werden. Er/Sie muss die neuen Mitarbeiter mit den Personen zusammenbringen, die am besten geeignet sind, die neuen Aufgaben zu erledigen. Das reibungslose Zusammenbringen neuer Mitarbeiter mit erfahrenen Mitarbeitern hat großen Einfluss auf den Erfolg des Integrationsprozesses.

Bevor wir auf unserer ALDO Farm das „Betreuer“ Konzept eingeführt haben, hatten wir große Probleme damit, dass sich langjährige Mitarbeiter überfordert und nicht eingebunden gefühlt haben. Seitdem wir das Konzept etabliert haben, machen wir die Erfahrung, dass sich der Teamgeist auf der Farm deutlich verbessert hat und sich die Mitarbeiter akzeptiert und als aktiven Teil eines Teams wiederfinden.

2. Organisieren Sie gesellige Veranstaltungen bei denen jeder willkommen ist

Gesellige Veranstaltungen sind großartig, um die Teambildung zu fördern. Da wir in unserem Leben mehr als 90.000 Stunden auf der Arbeit verbringen, ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter im Betrieb wohlfühlen.

Regelmäßig gesellige Veranstaltungen zu organisieren, ist eine tolle Idee. Es ist aber extrem wichtig, dass wirklich jeder eingeladen wird und sich willkommen fühlt, an der Veranstaltung teilzunehmen. Freundschaft unter Kollegen ist ein Schlüssel für die Mitarbeiterbindung.

Wir halten es sehr einfach! Es muss überhaupt nicht kompliziert sein. Manchmal ist es zum Beispiel einfach nur ein gemeinsames Bier oder Getränke am Donnerstagabend, ein gemeinsames Spiel, das Aufstellen einer Sportmannschaft oder auch gemeinschaftliches Grillen.

3. Seien Sie organisiert und verfügbar

Für den Arbeitsanfang neuer Mitarbeiter müssen wir gut organisiert sein. Führen Sie ein persönliches Gespräch mit jedem neuen Mitarbeiter. Wir als Verantwortliche sorgen dafür, dass unser Kalender frei ist, wenn ein neuer Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag beginnt. Wir möchten jeden einzelnen Mitarbeiter kennenlernen und das Gefühl geben, dass er willkommen und wertvoll für uns ist. Währenddessen sollten wir nicht in unserem Büro sitzen und noch Papierkram für den neuen Mitarbeiter bearbeiten müssen. Wir bereiten diese Papiere vor deren Ankunft vor und bitten die neuen Mitarbeiter die Papiere nach ihrem ersten Arbeitstag zu unterschreiben.

Folgende Dinge sollten pünktlich zur Ankunft neuer Mitarbeiter vorhanden sein:

• Namensschild
• Betriebskleidung
• Arbeitsvertrag
• Zugangsdaten für Computer
• Dokumentation für die Arbeit auf dem Betrieb, z.B. wie man eine Reinigung mit dem Hochdruckreiniger durchführt, usw.

Desweiteren sorgen wir dafür, dass die Dokumentation in der benötigten Sprache den neuen Mitarbeiters zur Verfügung steht. Das hilft allen, weil es die Kommunikation erleichtert und zur Fehlervermeidung beiträgt.

4. Seien Sie menschlich

Wir haben es schon ein paarmal erwähnt, aber wir möchten es nochmal betonen, wie wichtig es ist, dass sich alle Teammitglieder gleichermaßen wohlfühlen. Nein, es wird nicht immer alles perfekt sein, aber wenn Sie den neuen Mitarbeitern sagen, dass sie etwas richtig und gut gemacht haben, werden Sie es auch nicht persönlich nehmen, wenn Sie ihnen sagen, dass Sie etwas falsch gemacht haben. Sie müssen Ihre Mitarbeiter so behandeln, wie Sie selbst auch behandelt werden möchten.

Jeder hat seine Stärken. Suchen und erkennen Sie diese! Wir wollen sicherstellen, dass wir das Potential eines jeden Mitarbeiters nutzen. Manch einer mag größere Herausforderungen, andere brauchen mehr Sicherheit und halten sich lieber in ihrer Komfortzone auf. Versuchen Sie herauszufinden, wo die individuellen Stärken und Grenzen liegen, damit sich jeder stetig weiterentwickeln kann.

5. Binden Sie die Mitarbeiter ein

Wir haben auf unserer ALDO Farm eine Betriebsversammlung eingeführt, die viermal im Jahr stattfindet. Es besteht Anwesenheitspflicht für jeden Mitarbeiter. Hier besprechen wir, was gut läuft und was schlecht läuft. Wir sehen analysieren auch, wo Verbesserungspotential vorhanden ist. Das Beste an diesen Versammlungen ist jedoch, dass jeder frei seine Meinung äußern kann. Wir diskutieren über Methoden und stellen sicher, dass alle damit einverstanden sind. So fühlen sich die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden und sind stolz, wenn sich somit ein besseres Ergebnis erzielen lässt.

Selbstverständlich achten wir darauf auch die ungeliebten Arbeiten richtig aufzuteilen. Sorgen Sie bei vielen Aufgaben dafür, die schwierigen Aufgaben leichter und die leichten Aufgaben noch lohnenswerter zu machen.

6. Stellen Sie Wohnraum zur Miete in der Nähe des Betriebs zur Verfügung

Das gilt natürlich nur da, wo es auch möglich ist, aber behalten Sie im Hinterkopf, dass ein solches Angebot den entscheidenden Unterschied für eine Zusage eines neuen Mitarbeiters machen kann. Mitarbeiter, die in der Nähe wohnen, sind häufig die größten Stützen eines Betriebes. Durch das betriebsnahe Wohnen entwickeln Sie einen Sinn für Verantwortung und Loyalität und haben eine hohe Eigenmotivation sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

In unserem Fall haben wir zwei Häuser erworben, die jeweils nur maximal fünf Minuten von unserer ALDO Farm entfernt sind. Wir haben uns entschieden, die Häuser für einen geringen Preis an unsere Mitarbeiter weiterzuvermieten. Diejenigen, die dort eine Unterkunft gefunden haben, äußern häufig Ihre Dankbarkeit für diese Möglichkeit.

 

Ausländische Arbeitskräfte

1. Stellen Sie Fragen

Wir kooperieren mit Firmen (freie oder landeseigene Agenturen), die fremdsprachliches Material, z.B. in Spanisch, zur Verfügung stellen. Oft gibt es bereits fertige Unterlagen, die zwar ein bisschen Geld kosten, aber dafür sehr viel Zeit sparen.

Wir stellen unseren Mitarbeitern außerdem ein Hilfsnetzwerk zur Verfügung. Es gibt diverse Organisationen, die Hilfestellung bei verschiedenen Themen leisten können, z.B. bei den Themen Wohnen, Gesundheit, Führerschein, Sozialversicherung etc.

Neuen Mitarbeitern eine solche Liste an die Hand zu geben macht Sie unabhängiger. Im Notfall versuchen Sie dann selbstständig mit den entsprechenden Organisationen Kontakt aufzunehmen.

Außerdem haben wir uns darum gekümmert, eine Arztpraxis ausfindig zu machen, in der es mindestens einen Spanisch sprechenden Mitarbeiter (welche Sprache auch sonst benötigt wird) gibt. Dies ist für unsere Mitarbeiter eine große Erleichterung. Vor allem dann, wenn es um gesundheitliche und private Themen geht (Privatsphäre) ohne, dass ein Kollege als Dolmetscher dabei sein muss.

2. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den sozialkulturellen Kontext, in dem sie leben und arbeiten

Das mag für Sie eventuell überflüssig klingen. Die Art und Weise, wie wir uns geben,  Verhalten und mit Mitmenschen zusammenleben, kann von Ort zu Ort sehr unterschiedlich sein. Für ausländische Mitarbeiter kann es eine große Hilfe sein, wenn Ihnen die sozialkulturellen Unterschiede, im Vergleich zu ihrem Herkunftsland, erklärt werden. Das betrifft zum Beispiel folgende Punkte:

• Wie kleidet man sich im Winter und wo gibt es wintertaugliche Kleidung zu kaufen?
• Wie und wann interagiert man mit Anderen oder wann sollte man es unterlassen?
• Wie verhält man sich dem anderen Geschlecht gegenüber?
• Was gibt es für Regeln (soziale/gesetzliche) in Bezug auf Alkohol zu beachten? Fahren unter Alkoholeinfluss ist verboten!
• Wie funktioniert das Gesundheitssystem und wie kann man es nutzen?
• Was gibt es für Freizeitaktivitäten und wie kann man daran teilnehmen?
• Wo findet man Supermärkte mit einem Angebot an internationalen Artikeln und Lebensmitteln?

3. Stellen Sie Wohnraum zur Verfügung

Unsere ausländischen Mitarbeiter wollen häufig so wenig wie möglich von ihrem Lohn für Miete aufwenden, damit sie möglichst viel Geld an Ihre Familien in der Heimat schicken können. Ihnen Wohnraum zur Verfügung zu stellen hat folgende Vorteile:

• Es gibt für Sie eine Rückzugsmöglichkeit (Privatsphäre)
• Sie haben ein eigenes Zimmer mit ausreichend Platz
• Kein Mitarbeiter muss alleine sein, da viele von Ihnen ohne Familie zu uns kommen

Wohnraum anzubieten, bringt allerdings für den Betriebsinhaber eine große Verantwortung mit sich.

Die folgende Liste haben wir zusammengestellt, um uns unseren Pflichten und der Verantwortung klar zu werden und zu minimieren, aber trotzdem die bestmöglichen Bedingungen anbieten zu können:

• Erstellen Sie eine Hausordnung und eine Aufgabenliste, die für jeden Gültigkeit haben und an der Hausarbeit beteiligen
• Stellen Sie jedem Mitbewohner den gleichen Platz für seine persönlichen Sachen zur Verfügung (Kühlschrank, Zimmer, Kleidung, Vorratsschrank, etc.)
• Stellen Sie jedem Mitbewohner ein eigenes und gleichwertiges Zimmer zur Verfügung
• Stellen Sie sicher, dass es neutrale Zonen (Gemeinschaftsräume) gibt, die genügend Platz für Alle bieten
• Bieten Sie Sprachkurse an
• Stellen Sie ein Fahrzeug oder andere Transport- oder Fortbewegungsmittel zur Verfügung

Ja, Personalmanagement ist ein sehr wichtiger Bereich, wenn man einen landwirtschaftlichen Betrieb hat und erfolgreich führen möchte! Wir mussten viel Zeit, Geld, Arbeit und Energie aufwenden, um alle Seiten zufriedenzustellen. Aber es hat sich gelohnt!

Aufgrund der eingeführten Maßnahmen bleiben uns viele Mitarbeiter lange Zeit auf unserer ALDO Farm erhalten. Viele ausländische Arbeitskräfte bleiben und kommen über viele Jahre zu uns und wieder zurück, weil alle das Gefühl haben, ein Teil einer großen Familie zu sein.

Hier auf unserer ALDO Farm sind wir sehr glücklich, dass wir einen Ort geschaffen haben, an dem sich jeder willkommen und wertgeschätzt fühlt. Wir sind stolz darauf, dass wir unseren Mitarbeitern stets das Gefühl geben, dass Sie auf uns zählen können.